一位朋友所在的物流公司曾承运过某家硬件公司的一票货物价值较高的产品，后来又委托给了某个体运输户实际承运，此个体运输户在规定时间内交货后不久，各方的运输费用也都结清了。
但在交货时间一年后，该硬件公司找到朋友所在的物流公司——之前的收货代表否认收到了货物，他们收不回货款。原来在委托承运该票货物之前，双方签订的运输合同中没有明确回单未返回的责任，而实际承运的个体户收到的签收单后没有返回，并早已遗失……
朋友所在的公司虽然已经针对此事报案，但由于时间过久，证据早已找不到了，只能先垫资赔付该硬件公司。因为对“回单管理”的不重视，类似的惨痛教训比比皆是。
在物流中，回单有着举足轻重的作用，它是发货人与收货人双方交易的证明，即货物完成运输的凭证，也是与物流公司结算的重要依据。
可能对于很多人而言，对于回单比较深刻地感受，大多是回单返回期过长，以致于几个月甚至一年前的回款还没回来。
下图是一个完整的传统TMS流程图，非常详细地显示了关于回单的整个流程，也明晰了回单最终是和财务结算挂钩的，如果回单没有返回，财务便无法开展对账、开票等工作，账期也自然无限期延长，甚至变成烂账。
传统TMS流程图
从图中，我们可以发现传统的回单管理中仅有运作流程，没有回单管理系统，国内某物流平台的线上回单管理系统，据了解其线上回单及时率达99%。其系统管理经验可以作为借鉴参考。带着好奇心采访了其产品总监，以下为采访实录，略有修改。
小编：你们的回单管理系统是怎么做的？
w总：分为线上和线下。
线上：司机将已签署的回单在配送完成的2小时内拍照上传至后台。客户不用等待线下回单送回，就可以在客户端查看回单的照片，并及时监控回单是否有异常状况。而线上回单传输的即时性，可以帮助客户压缩下游结款账期，减少资金压力。如果客户的系统支持API对接，平台的回单系统可无缝对接至客户的系统。
线下：司机在签收回单的48小时之内将回单寄给办公室或客户。回单被雨淋了或者有污迹，货主是可以不确认回单的。
小编：你们的回单模式有什么显著的优势？
w总：相对于同行而言，主要有甲方很注重的三点。
A. 永久保存回单。在搬仓库或人员变动等情况，回单是很容易遗失的，且一般回款期为30-40天，在几重因素下，回单遗失的几率更大。而我们将永久保留客户的回单照片，客户遗失回单导致下游货款不能结账或产生法律纠纷，可随时登陆服务器端下载历史回单照片。与此同时，承诺回单永不外泄，可签署保密协议。
B. 响应速度。司机必须在配送完2小时之内上传回单。在系统上，线上回单及时率达99%。
C. 支持以回单为依据与货主结算运费，这个也是很多同行所没有的。
小编在对回单管理的痛点进行分析时，发现有几个分阶段性的建议可供参考：
首先，在选择承运商时，要选择管理规范（有业务运作标准）、讲信誉的企业；
其次，与客户之间要加强沟通。在签合同时，建立环环相扣、逐次传递的合同委托关系，发货人对收货人负有赔偿责任，货运公司对发货人负有赔偿责任，同时承运司机又对货运公司承担赔偿责任。并有明确的回单要求和标准、约定以回单为结算依据以及回单和KPI 结算的关系，运费单结改为月结的方式；
然后，拥有一套完整的回单管理系统作为支撑，在货物运输完成前后，能够及时跟踪反馈承运商回单返还情况，并协约好回单原件返回办法，比如找某家货运配货站费用到付返回或传真等；
最后，如没有及时返单造成发货方被客户投诉，根据合同向承运商追责，并随时补充承包运力商资源库，储备备用资源，形成竞争机制。
很多行业正存在的问题，正如俗话所说的，久病不愈，终成沉疴。大家是时候提高对“回单管理”的重视度了。
